Användare¶
I Adminmodulen kan en administratör hantera användare på fler sätt än vad en gruppansvarig kan göra, med funktioner som inaktivera eller ta bort användare. Annars går de flesta användarrelaterade åtgärder att göra i Delningsinställningar i EntryScapes övriga moduler.
Skapa användare¶
För att skapa en ny användare klickar du på Skapa-knappen uppe till höger. Då får du fylla i personens användarnamn, förnamn och efternamn. Kom ihåg att användarnamnet måste vara en korrekt e-postadress om användaren själv vill kunna byta lösenord genom återställningsfunktionen.
Obs! Om SSO är aktiverat och lösenords-inloggning är avstängd, så går det inte att logga in med lösenord.
På översiktssidan för en användare hittar du funktionerna för att redigera en användares information via knappmenyn till höger. Knappfunktionerna beskrivs i avsnitten här under.
Redigera användare¶
Under knappen "Redigera" kan du ändra förnamn, efternamn och lägga till en personlig e-postadress (ska vara samma som användarnamnet).
Ändra användarnamn¶
Du kan ändra användarnamnet under knappen "Ändra användarnamn". Glöm inte att användarnamnet måste vara en fungerande e-postadress om du vill att användaren själv ska kunna återställa sitt lösenord.
Ändra lösenord¶
Via knappen "Ändra lösenord" kan du byta lösenord åt en användare.
Obs! Om SSO är aktiverat och lösenords-inloggning är avstängd, så går det inte att logga in med lösenord.
Versioner¶
Om du klickar på knappen "Versioner" så kan du gå in och se när användarinformationen senast ändrades samt återställa gamla versioner av användarens information.
Gruppmedlemskap¶
För att se och ändra vilka grupper en användare är medlem i så klickar du på knappen "Medlemskap". Då ser du en lista över användarens alla grupper. Där kan du också lägga till en användare till en grupp via knappen "Lägg till användare i gruppen" eller ta bort en användare från en grupp genom att klicka på trepunktsmenyn för en grupp och välja "Ta bort".
Ändra behörighet för en användare¶
För att ändra behörighet för en användare i en (eller flera) grupper, från vanlig medlem till gruppansvarig eller vice versa, gå till "Grupper" oh klicka på knappen "Medlemmar".
Där kan du ändra behörighet för en användare i gruppen, via behörighetsikonen till vänster.
Inaktivera användare¶
Som administratör kan du inaktivera en användare. En inaktiverad användares data ligger kvar i systemet och syns i versionshistoriker mm, men användaren kan inte längre logga in i EntryScape. Detta är till exempel användbart att göra när någon slutar arbeta i organisationen, innan kontot raderas.
Du inaktiverar en användare genom att klicka på knappen "Inaktivera" och sedan bekräfta att du vill inaktivera användaren.
I listan över användare visas det med en ikon att användaren är inaktiverad och klickar man på användaren finns också en liten inaktiverad-tagg.
Om en inaktiverad användare försöker logga in så visas detta meddelande.
Återaktivera användare¶
Du kan återaktivera en invaktiverad användare genom att klicka på knappen "Aktivera". Då kan användaren logga in igen och redigera data precis som innan.
Ta bort användare¶
Observera att en användare som ska tas bort inte får vara gruppansvarig i katalog(er) eller kopplad till datamängder i rollen som kontaktperson t ex.
Den rekommenderade processen för att ta bort en användare ur systemet ser ut såhär:
- Om användaren är gruppansvarig för kataloger eller projekt, se till att först uppgradera en annan användare till gruppansvarig, så att det fortsatt finns någon som kan hantera gruppmedlemmars behörigheter. Det gör du inifrån EntryScape Catalog, Workbench eller motsvarande.
- Nedgradera den användare som ska tas bort, från gruppansvarig till vanlig medlem. Det gör du också i EntryScape Catalog, Workbench eller motsvarande.
- Om användaren står som kontaktperson för t ex datamängder, se till att ändra så att någon annan står som kontaktperson för datamängden eller motsvarande.
- Ta bort användaren. Det gör du i Admin-modulen genom att klicka på knappen "Ta bort".
När du tar bort en användare så försvinner uppgifterna om användaren ur systemet, men inte datat som användaren har skapat, t ex projekt mm. Tittar man på vem som har skapat datat så visas istället "Borttagen användare".
Se detaljerad information¶
Om du vill se mer detaljerad information om en användare, en grupp eller ett projekt kan du klicka på informationsikonen.
Då får du upp ett dialogfönster där du kan se metadata som skapad av, datum för senaste ändring, URI för resursen mm. Läs mer om dialogfönstret på sidan detaljerad information.