Benutzer

Im Admin-Modul haben Administratoren Zugriff auf mehr Verwaltungsfunktionen als Gruppenmanager, darunter die Möglichkeit, Benutzer zu deaktivieren oder zu entfernen. Die meisten benutzerbezogenen Aktionen können ansonsten in den Freigabeeinstellungen in den anderen EntryScape Modulen durchgeführt werden.

Benutzer erstellen

Um einen neuen Benutzer zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der oberen rechten Ecke. Sie werden dann aufgefordert, den Benutzernamen, den Vornamen und den Nachnamen der Person einzugeben. Beachten Sie, dass der Benutzername eine gültige E-Mail-Adresse sein muss, wenn der Benutzer sein Passwort zurücksetzen möchte.

Hinweis! Es ist nicht möglich, sich mit einem Passwort anzumelden, wenn SSO aktiviert und die Anmeldung mit Passwort deaktiviert ist.

Auf der Übersichtsseite für einen Benutzer finden Sie Funktionen zum Bearbeiten von Benutzerinformationen im Schaltflächenmenü auf der rechten Seite. Die Funktionen der Schaltflächen werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Benutzer bearbeiten

Unter der Schaltfläche Bearbeiten können Sie Ihren Vornamen und Nachnamen ändern und eine persönliche E-Mail-Adresse hinzufügen (sollte mit dem Benutzernamen übereinstimmen).

Benutzernamen ändern

Sie können den Benutzernamen ändern, indem Sie auf die Schaltfläche Benutzernamen ändern klicken. Beachten Sie, dass der Benutzername eine gültige E-Mail-Adresse sein muss, damit der Benutzer sein Passwort zurücksetzen kann.

Passwort ändern

Sie können das Passwort eines Benutzers über die Schaltfläche Passwort ändern ändern.

Hinweis! Wenn SSO aktiviert und die Anmeldung mit Passwort deaktiviert ist, ist eine Anmeldung mit Passwort nicht möglich.

Versionen

Wenn Sie auf die Schaltfläche Versionen klicken, können Sie sehen, wann die Benutzerinformationen zuletzt geändert wurden, und alte Versionen der Benutzerinformationen wiederherstellen.

Gruppenmitgliedschaften

Um anzuzeigen und zu ändern, in welchen Gruppen ein Benutzer Mitglied ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Mitgliedschaften. Daraufhin wird eine Liste aller Gruppen des Benutzers angezeigt. Dort können Sie über die Schaltfläche Benutzer zur Gruppe hinzufügen auch einen Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen oder einen Benutzer aus einer Gruppe entfernen, indem Sie auf das Dreipunktmenü einer Gruppe klicken und Entfernen auswählen.

Berechtigungen ändern

Um die Berechtigungen für einen Benutzer in einer Gruppe von regulärem Mitglied zu Gruppenmanager oder umgekehrt zu ändern, müssen Sie zu Gruppen gehen, auf die Gruppe klicken und dann auf die Schaltfläche Mitglieder klicken.

Dort können Sie die Berechtigungen für einen Benutzer in der Gruppe über das Berechtigungssymbol auf der linken Seite ändern.

Benutzer deaktivieren

Als Administrator können Sie einen Benutzer deaktivieren. Die Daten eines deaktivierten Benutzers bleiben im System erhalten und sind in Version-Historien usw. sichtbar, aber der Benutzer kann sich nicht mehr bei EntryScape anmelden. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn jemand die Organisation verlässt, bevor das Konto gelöscht wird.

Sie können einen Benutzer deaktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Deaktivieren klicken und dann bestätigen, dass Sie den Benutzer deaktivieren möchten.

In der Benutzerliste wird durch ein Symbol angezeigt, dass der Benutzer deaktiviert ist, und wenn Sie auf den Benutzer klicken, wird zusätzlich ein kleines Deaktivierungs-Tag angezeigt.

Wenn ein deaktivierter Benutzer versucht, sich anzumelden, wird diese Meldung angezeigt:

Benutzer aktivieren

Sie können einen deaktivierten Benutzer aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Aktivieren klicken. Der Benutzer kann sich dann wieder anmelden und wie zuvor Daten bearbeiten.

Benutzer entfernen

Bitte beachten Sie, dass ein zu löschender Benutzer kein Gruppenmanager für Kataloge sein darf und beispielsweise auch nicht als Ansprechpartner mit Datensätzen verknüpft sein darf.

Das empfohlene Verfahren zum Entfernen eines Benutzers aus dem System ist wie folgt:

1. Wenn der Benutzer Gruppenmanager für Kataloge oder Projekte ist, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst einen anderen Benutzer zum Gruppenmanager befördern, damit weiterhin jemand vorhanden ist, der die Berechtigungen der Gruppenmitglieder verwalten kann. Sie können dies in EntryScape Catalog, Workbench oder einem gleichwertigen Programm tun.
2. Stufen Sie den zu entfernenden Benutzer vom Gruppenmanager zum normalen Mitglied herab. Dies können Sie ebenfalls in EntryScape Catalog, Workbench oder einem gleichwertigen Programm tun.
3. Wenn der Benutzer beispielsweise als Kontaktperson für Datensätze aufgeführt ist, vergessen Sie nicht, die Kontaktperson für den Datensatz oder ein gleichwertiges Element zu ändern.
4. Entfernen Sie das Benutzerkonto. Dies können Sie im Admin-Modul tun, indem Sie auf die Schaltfläche "Entfernen" klicken.

Wenn Sie einen Benutzer entfernen, werden die Daten des Benutzers aus dem System gelöscht, jedoch nicht die vom Benutzer erstellten Daten, wie z.B. Projekte usw. Wenn Sie sich ansehen, wer die Daten erstellt hat, wird stattdessen "Entfernter Benutzer" angezeigt.

Detaillierte Informationen anzeigen

Wenn Sie detaillierte Informationen zu einem Benutzer, einer Gruppe oder einem Projekt anzeigen möchten, klicken Sie auf das Informationssymbol.

Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie Metadaten wie den Ersteller, das Datum der letzten Änderung, die URI für die Ressource usw. sehen können. Weitere Informationen zum Dialogfeld finden Sie auf der Seite mit detaillierten Informationen.